予実管理の目的は、事業計画が計画通りに進捗しているのか計画期間中にチェックを入れることで、追加施策を講じるなど機動的な対応を行い計画の実現可能性を高めることです。
ある時点で当初計画と実績に差異が見られた場合、施策を加味した修正計画を立て、リカバリーしていきます。
予実管理の手順は次の通りです。
一つ目です。
まずは計画期間中のある時点での実績と計画の差異を把握します。
数値及びKPIのどこに差異があるのか、どの差異がどのくらい大きいのかを把握します。
重要なポイントは当初計画と同じ形式、水準での比較を行うことです。
また、財務数値だけでなく、KPIの差異も認識し確認することが望ましいです。
二つ目です。
次に分析を行い、差異の要因を特定します。
より現場レベルのKPIも考慮し、計画立案時と何が異なっているのか、その主な理由は何と特定もしくは推定できるのかを検討します。
特定が不十分であると、その後の施策も的を外したものになってしまうため、特定作業は徹底的に実施することがポイントです。
三つ目です。
差異要因が特定できたら、修正が必要な計画の内容について対応を検討し、追加的な施策を立案、検討します。立案した施策は必ず全社ベースでの施策の整理・優先順位付けを行います。
四つ目です。
追加施策を織り込み、修正計画の落とし込みを行います。
追加施策を検討しても当初の計画の目標額に届かない場合には、目標額自体を修正することも必要です。
当初計画に固執しすぎて達成可能性を無視した場合、計画の中身が形がい化し、現場のモチベーションの低下につながり、よりよくない結果となる可能性が高まります。
そのため、あまり当初計画に固執しすぎないように注意しましょう。
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