私がコンサルティングをする上で大事にしていることは、適切な質問を考えることです。
特に、小口化に関しては、適切な質問が非常に効果的と感じています。
例えば、業務の効率を良くするにはどうしますか？
そこで、過去１週間の業務を振り返って、最もムダだと思う時間は何ですか？と質問してみます。
過去１週間の時間の割り振りをしましょう。
過去の振り返りをして、移動時間が多いなとか、報告書をこの１週間で１０個つくっているが、そこにかける時間が全体のなんと３割近くもあった等です。
さらに分析を進めていくと、１０個の資料や報告書を作っているけれども、１番と３番と５番のこのエクセルの資料は別になくても７番の資料で全て必要な内容は表現しているから、１、３、５の作成はやめてみようとか、小口化によって個別に対策を検討することが可能になります。
無駄な報告書もあるかもしれません。
無駄な報告書も業務の効率を悪くします。
あるいは不要な会議、長すぎる会議等もそうかもしれませんね。
先週１週間、５つの会議があったが１回平均２時間かかっている。
２時間は長いですよねと。
この場合、事前に資料を配布して、事前に予習をしておけば２時間が１時間で済んだというケースもあります。
ある会議では、最初の１時間は発表だったりします。
予習をしないで最初に業務報告をしています。
しかし、その報告書をよく見てみると、その資料の要点を見れば、そんなのは１時間の説明は要らない。
そうすると、本当の会議は後半の部分で済みます。
このようにどんどん適切な質問や掘り下げた分析を加えて、業務の中身を分解するのです。
テーマとしては、例えば会議の効率を良くする。
これも業務効率を良くします。
業務効率を良くすると、ひいては離職率を下げることになります。
仮に１週間に５回の会議があったとします。
それに合計１０時間かかったとして、もしも５時間で終わるようになれば、参加者全員でそれぞれ５時間余ります。
各自５時間ずつ余れば、６時から８時まで残業していたのが、みなさん６時で終わります。
このように効率を下げるという質問も色々適切に考えられます。
「業務の効率を悪くしている要素は何ですか？」
「会議、移動時間、必要以上の調べ物はないですか？」
正しい質問を繰り返していくと、課題解決をする上で非常に役立つ答えを相手が見つけます。
困ったら適切な質問による小口化です。
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